Wie in een organisatie werkt, herkent vast en zeker de frustratie dat alles zo ingewikkeld is geworden? Vergaderingen volgen elkaar in hoog tempo op. Systemen worden laag op laag gebouwd, totdat ze ondoorzichtig worden en professionals besteden dankzij tientallen mails per dag meer tijd aan interne afstemming dan aan hun eigen vak. ‘Voetballen is heel simpel, maar het moeilijkste wat er is, is simpel voetballen’, zei Johan Cruijff ooit. Voor organisaties geldt eigenlijk precies hetzelfde.
Volgens Wiko Mocking, de enige expert in eenvoud in ons land voor zover bekend, is die complexiteit geen gegeven maar een gewoonte die niemand ooit heeft teruggedraaid. “Alles wat ooit gestart is, begon eenvoudig,” zegt hij. “Maar na verloop van tijd komen er extra dingen bij: rapportages, systemen, procedures, managementlagen, en voor je het weet is het volstrekt onnodig ingewikkeld.” Eenvoud is volgens hem geen romantisch ideaal, maar pure noodzaak. Niet alleen voor individuen, maar vooral voor organisaties die hun wendbaarheid en geloofwaardigheid dreigen te verliezen.
Regels die niemand nog begrijpt
Mocking is auteur van ‘Terug naar simpel’, en ziet hoe organisaties halsstarrig blijven vasthouden aan regels die al lang achterhaald zijn. “We denken er niet meer over na,” zegt hij. Een klassiek voorbeeld is de zogenoemde natte handtekening: terwijl vrijwel alles digitaal kan worden ondertekend, eisen banken en rechtbanken nog steeds een fysieke krabbel met inkt uit een pen op papier. “Dan moet je pagina’s uitprinten, paraferen, ondertekenen, en uiteindelijk met de post opsturen want inscannen dat mag dan weer niet,” zegt Mocking. Een procedure die ooit logisch was, maar inmiddels vooral tijd kost en irritatie oplevert. Hetzelfde ziet hij bij postcodes. Een briljante vondst in de jaren zeventig, maar in een tijd met gps en navigatie soms eerder hinder dan hulp. Mocking merkte het toen zijn afvalpas niet werkte bij de dichtstbijzijnde container, simpelweg omdat zijn hoekhuis nét in een ander postcodegebied viel. “Waarom zou een heel systeem zo rigide blijven terwijl de wereld om ons heen verandert?” vraagt hij. Het antwoord is even simpel als pijnlijk: omdat niemand de vraag nog stelt.
Menselijke maat verdwijnt
De gevolgen van deze verzamelde regeldrift gaan verder dan frustratie. Ze zetten professionals klem. Mensen raken gewend om vooral te doen wat het systeem verlangt, in plaats van wat logisch of klantgericht is. “Hoeveel voldoening heb je in je werk als je alleen maar doet wat je gewend bent en wat er van je gevraagd wordt?” zegt Mocking. “Waar zijn dan je verbetervoorstellen? Waar is je initiatief?” Het wrange is dat veel bestuurders óók vinden dat het eenvoudiger moet, maar het toch niet voor elkaar krijgen. De complexiteit zit zo diep in processen en structuren verankerd dat niemand zich nog eigenaar voelt. “Zelfs mensen in de top zeggen: dit moet simpeler. Maar het lukt ze niet om het tij te keren,” aldus Mocking. “Daardoor worden organisaties log en traag, terwijl hun concurrenten het wel voor elkaar krijgen om het simpel te houden en daardoor snel en licht kunnen opereren.”
Terug naar de bedoeling
Voor Mocking begint eenvoud bij een fundamentele vraag: waar zijn we eigenlijk voor? Geen visiestatements van vijftien regels of PowerPoints vol abstracte waarden, maar een helder en doorleefd kernverhaal. “Als je je kernverhaal in één keer kunt uitleggen aan je moeder of buurvrouw, dan klopt het,” zegt hij. LEGO wist precies waarom het bestond, namelijk om kinderen hun eigen creativiteit te laten ontwikkelen. Nike bouwde een wereldmerk op één boodschap: Just do it. Een simpel kernverhaal fungeert als toetssteen voor beleid én gedrag. “Als je zegt dat gelijkwaardigheid belangrijk is, past een parkeerplaats vlakbij de ingang speciaal voor de directeur daar dan bij?” vraagt Mocking retorisch. Het antwoord laat zich raden.
Vertrouwen als uitgangspunt
Een ander centraal element in Mockings filosofie: professionals de ruimte geven. Het klinkt vanzelfsprekend, maar volgens hem gebeurt het nauwelijks. Als je iemand aanneemt vanwege expertise, waarom zou je diegene dan niet vertrouwen? “Vraag wat mensen nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen,” zegt hij. “Het is zo logisch, maar het gebeurt te weinig.” Mocking geeft toe dat hij zelf jarenlang in dezelfde valkuil trapte. “Ik dacht dat managen betekende dat ík beslissingen neem,” zegt hij. Het resultaat: overbelasting én teams die afhankelijk waren van zijn oordeel. De omslag kwam toen hij simpelweg vroeg: Wat vind jij dat we moeten doen? Daarna liet hij medewerkers het zelf uitvoeren “Dat geeft professionals eigenaarschap en het ontlast leidinggevenden. Ik kreeg het veel rustiger waardoor ik me kon focussen op andere belangrijkere zaken. Iedereen wordt daar gelukkiger van.”
Minder vergaderen, meer gesprek
Eenvoud betekent ook: minder vergaderen. “Als alles goed gaat en targets worden gehaald, waarom zou je dan nog een overleg plannen?” zegt Mocking. De meeste zaken kunnen volgens hem in vijf minuten op de werkvloer worden besproken. En in hybride teams? “Dan bel je gewoon,” zegt hij. “Mail is de slechtste optie: negentig procent van alle zakelijke mail is intern en vaak bedoeld om je in te dekken.” Meer bellen, minder mailen. Meer praten, minder vergaderen. Het klinkt als een managementcliché, maar in Mockings visie is het een praktisch instrument om weer beweging in organisaties te krijgen.
Eenvoud maakt betrouwbaarder
Het meest verrassende inzicht van Mocking is misschien wel dat eenvoud organisaties betrouwbaarder maakt. Niet omdat simpel altijd beter is, maar omdat eenvoud voorspelbaarheid creëert, en voorspelbaarheid vormt de kern van vertrouwen. “Betrouwbaarheid is doen wat je zegt,” zegt Mocking. “En wat je zegt moet kloppen.” Een helder kernverhaal zorgt ervoor dat iedereen weet wat het bedrijf probeert te doen, wat daarbij past en wat niet. Daardoor ontstaat consistentie, precies wat veel organisaties kwijt zijn geraakt. Hij illustreert het met een alledaags voorbeeld: “Ik heb meer vertrouwen in de HEMA dan in Primark. Omdat het verhaal van de HEMA klopt.”
Eenvoud als volwassenheid
Voor Mocking draait het uiteindelijk om één principe: keer terug naar de bedoeling en toets voortdurend of je gedrag overeenkomt met dat kernverhaal. Niet omdat het modieus klinkt, maar omdat het werkt. “Als je doet wat je zegt, en zegt wat je doet, heb je een veel makkelijker leven,” zegt hij. En dat geldt net zo goed voor organisaties. Eenvoud dwingt tot eerlijkheid. En eerlijkheid dwingt tot betrouwbaarheid. Misschien is eenvoud daarmee niet alleen een organisatiemethode, maar een vorm van volwassenheid. Cruyff zou het vast en zeker eens zijn geweest met hem.
Beluister het hele verhaal in de podcastaflevering op spotify of YouTube.
