Bij veel raden van bestuur, maar ook bij managers en medewerkers, zal nog een flinke strijd moeten worden geleverd om met de billen bloot te gaan. Angst bepaalt vaak de handelswijze. Het zit absoluut niet in onze aard om zaken die niet de schoonheidsprijs verdienen, of die een bepaald risico met zich meedragen, op een proactieve manier naar buiten toe te communiceren. Laat staan dat we verontschuldigingen aanbieden of zelfreflectie toepassen.
Schaamte
Schaamte speelt daarbij een belangrijke rol. De durf om je kwetsbaar op te stellen, is iets dat we vaak hebben afgeleerd. We houden dingen liever voor ons en we vermijden kritiek. Eerder genoemde waarneming verklaart waarom veel persvoorlichters of communicatieadviseurs bij organisaties niet snel een persbericht opstellen, in de telefoon klimmen om een journalist te bellen, of op een andere manier willen uitleggen als er zaken spelen waar men niet trots op is of die heel gevoelig zijn. De opvatting heerst dat journalisten per definitie op zoek zijn naar negatief nieuws, dus wordt de relatie bepaalt door achterdocht en wantrouwen. Terwijl jezelf kwetsbaar op durven stellen tot ontzettend mooie en goede dingen kan leiden. De Amerikaanse sociologe Brené Brown heeft daar een inspirerend boek over geschreven met als niet verrassende titel ‘De kracht van kwetsbaarheid’ (2013). Volgens haar kun je juist door met je billen bloot te gaan jezelf echt laten zien, oprecht communiceren en verbinding maken met je omgeving, makkelijker je soortgenoten vinden of mensen die je zoekt. Je moet dus niet alleen succesverhalen willen delen, maar ook op eigen initiatief ervoor uit durven komen, wanneer je het beter anders had kunnen doen. Je moet zelfreflectie kunnen tonen, met de leermomenten aan de slag gaan en deze met anderen delen. Dat geldt voor personen, maar ook voor organisaties. Haar TED Talk is inspirerend en geeft een heldere samenvatting van haar publicatie.
Ontzenuwen
Stel dat Brown gelijk heeft, en ik ben daarvan overtuigd, dan kun je deze denk- en handelwijze ook toepassen op de manier hoe organisaties tewerk gaan in de onderlinge samenwerking en in de communicatie naar de buitenwereld. Als je kijkt naar het persbericht, dan krijgt deze er eigenlijk een functie bij. Het bericht kan ook worden ingezet voor zaken waar je niet zo trots op bent en waar je dus eigenlijk zo min mogelijk aandacht voor wilt. Je kunt dit bericht ook inzetten om te ontzenuwen. Je vindt bijvoorbeeld in de blog ‘35 adviezen voor het ideale persbericht’ voldoende richtlijnen om een effectief persbericht te schrijven. Ondanks het feit dat veel bedrijven en CEO’s massaal aan het bloggen zijn geslagen, en steeds meer communicatiemanagers hard roepen dat het klassieke persbericht vervangen gaat worden door het nieuws gewoon te tweeten of te Facebooken, blijkt uit onderzoek dat het persbericht nog steeds de meest betrouwbare vorm is van bedrijfscommunicatie. Dat heeft ook te maken met het proces wat er aan vooraf gaat. De totstandkoming vraag namelijk om antwoorden op belangrijke vragen zoals waarom?, wat? en hoe? Het zijn vooral deze vragen die je dwingen om kritisch naar datgene te kijken waarmee je naar buiten wilt. Want als het publiekelijk is, kun je moeilijk meer terug.
Zes ontzenuwvragen
Al het begin is moeilijk. Voel je je nog een beetje onzeker en wil je graag weten wanneer het verstandig is om alvast je nek uit te steken? Denk dan eerst na over onderstaande vragen:
- Is het een onderwerp of gebeurtenis dat gevoelig ligt en/of afbreukrisico kan hebben?
- Is het onderwerp of de gebeurtenis al publiekelijk bekend en ligt het dus op straat? (ongeacht de hoeveelheid mensen en welke )
- Heeft er over het onderwerp of gebeurtenis al eerder berichtgeving plaatsgevonden?
- Heb je een goed verhaal, dus kun je met droge ogen het hoe en waarom uitleggen aan de hand van de feiten?
- Zijn er lessen die je met de rest van de wereld kunt delen?
- Heb je al nagedacht over het wat, dus kun je vertellen wat je bijvoorbeeld aan de hand van de geleerde lessen er aan wilt doen? (denk aan acties of plannen)
Wanneer je alle of de meeste vragen met ja kunt beantwoorden, moet je nu vooral niet nerveus of angstig worden. Er ligt een grote kans om juist nu een persbericht te gaan schrijven om te ontzenuwen. Troost je met de gedachte dat anno 2015 het onmogelijk is geworden om nog zaken binnenskamers te houden. Alles komt uiteindelijk uit. Als ontzenuw deskundige kan ik melden dat er door mij al veel verschillende ‘ontzenuw berichten’ zijn verstuurd. Het is opmerkelijke hoe vaak ze door de journalist ter kennisgeving worden aangenomen. Soms met een klein en feitelijk nieuwsbericht als resultaat. Het komt ook voor dat er helemaal geen aandacht aan wordt besteed. Als je een persbericht hebt gemaakt om te ontzenuwen, is dat het ultieme resultaat. Hoe tegenstrijdig het ook mag klinken!
