Bij veel raden van bestuur, maar ook bij managers en medewerkers, zal nog een flinke strijd moeten worden geleverd om met de billen bloot te gaan. Angst bepaalt vaak de handelswijze. Het zit absoluut niet in onze aard om zaken die niet de schoonheidsprijs verdienen, of die een bepaald risico met zich meedragen, op een proactieve manier naar buiten toe te communiceren. Laat staan dat we verontschuldigingen aanbieden of zelfreflectie toepassen. Schaamte speelt daarbij een belangrijke rol. De durf om je kwetsbaar op te stellen, is iets dat we vaak hebben afgeleerd. We houden dingen liever voor ons en we vermijden kritiek. Eerder genoemde waarneming verklaart waarom veel persvoorlichters of communicatieadviseurs bij organisaties niet snel een persbericht opstellen, in de telefoon klimmen om een journalist te bellen, of op een andere manier willen uitleggen als er zaken spelen waar men niet trots op is of die heel gevoelig zijn. De opvatting heerst dat journalisten per definitie op zoek zijn naar negatief nieuws, dus wordt de relatie bepaalt door achterdocht en wantrouwen.
Billen bloot
Terwijl jezelf kwetsbaar op durven stellen tot ontzettend mooie en goede dingen kan leiden. De Amerikaanse sociologe Brené Brown heeft daar een inspirerend boek over geschreven met als niet verrassende titel ‘De kracht van kwetsbaarheid’(2013). Volgens haar kun je juist door met je billen bloot te gaan jezelf echt laten zien, oprecht communiceren en verbinding maken met je omgeving, makkelijker je soortgenoten vinden of mensen die je zoekt. Je moet dus niet alleen succesverhalen willen delen, maar ook op eigen initiatief ervoor uit durven komen, wanneer je het beter anders had kunnen doen. Je moet zelfreflectie kunnen tonen, met de leermomenten aan de slag gaan en deze met anderen delen. Dat geldt voor personen, maar ook voor organisaties. Haar TED Talk is inspirerend en geeft een heldere samenvatting van haar publicatie.
Persbericht om te ontzenuwen
Stel dat Brown gelijk heeft, en ik ben daarvan overtuigd, dan kun je deze denk- en handelwijze ook toepassen op de manier hoe organisaties tewerk gaan in de onderlinge samenwerking en in de communicatie naar de buitenwereld. Als je kijkt naar het persbericht, dan krijgt deze er eigenlijk een functie bij. Het bericht kan ook worden ingezet voor zaken waar je niet zo trots op bent en waar je dus eigenlijk zo min mogelijk aandacht voor wilt. Je kunt dit bericht ook inzetten om te ontzenuwen. Je vindt op deze blogsite meerdere adviezen hoe je een goed persbericht schrijft. Denk bijvoorbeeld aan ‘35 adviezen voor het ideale persbericht’.
Betrouwbaar
Ondanks het feit dat veel bedrijven en CEO’s massaal aan het bloggen zijn geslagen, en steeds meer communicatiemanagers hard roepen dat het klassieke persbericht vervangen gaat worden door het nieuws gewoon te tweeten of te Facebooken, blijkt uit onderzoek dat het persbericht voorlopig nog wel een betrouwbare vorm is van bedrijfscommunicatie. Dat heeft ook te maken met het proces wat er aan vooraf gaat. De totstandkoming vraag namelijk om antwoorden op belangrijke vragen zoals waarom?, wat? en hoe? Het zijn vooral deze vragen die je dwingen om eerst van de hoed en de rand te weten voordat je overgaat tot publicatie. Des temeer een reden om juist dit middel in te zetten als je wilt ontzenuwen.
Zes belangrijke vragen
Al het begin is moeilijk. Voel je je nog een beetje onzeker en wil je graag weten wanneer het verstandig is om je nek uit te steken? En ja ik geeft toe, daar is ook wel durf voor nodig. Denk dan eerst na over onderstaande vragen:
- Is het een onderwerp of gebeurtenis dat gevoelig ligt en/of afbreukrisico kan hebben?
- Is het onderwerp of de gebeurtenis al publiekelijk bekend en ligt het dus op straat? (ongeacht de hoeveelheid mensen en welke )
- Heeft er over het onderwerp of gebeurtenis al eerder berichtgeving plaatsgevonden?
- Heb je een goed verhaal, dus kun je met droge ogen het hoe en waarom uitleggen aan de hand van de feiten?
- Zijn er lessen die je met de rest van de wereld kunt delen?
- Heb je al nagedacht over het wat, dus kun je vertellen wat je bijvoorbeeld aan de hand van de geleerde lessen er aan wilt doen? (denk aan acties of plannen)
Alles komt uit
Wanneer je alle of de meeste vragen met ja kunt beantwoorden, moet je je hard maken voor een ontzenuwbericht. De kans is groot dat je daarmee erger voorkomt dus nu vooral niet nerveus of angstig worden. Troost je met de gedachte dat het tegenwoordig onmogelijk is geworden om nog zaken binnenskamers te houden. Alles komt uiteindelijk uit. Het wordt juist gewaardeerd en is om meerdere redenen voordelig. Aangetoond is dat journalisten en belanghebbenden het geloofwaardig vinden wanneer een bedrijf zelf eerlijk vertelt dat het betrokken is bij negatieve ontwikkelingen. De ernst van de zaak wordt minder hoog ingeschat en men vertelt het verhaal ook minder snel door. De nieuwswaarde daalt omdat de informatie voor iedereen toegankelijk is. Degene die met het verhaal komt, kan zelf de invalshoek bepalen en is spreekwoordelijk ‘aan de bal’. Door nieuws over ontwikkelingen (en problemen) zelf naar buiten te brengen, zal de organisatie in de ogen van het publiek bovendien geloofwaardiger zijn. Voor journalisten wordt het minder aantrekkelijk om er verslag over te doen, omdat dit hun ‘watchdog functie’ gedeeltelijk uit handen neemt. Verder is aangetoond dat bestaande positieve associaties met een organisatie (bijvoorbeeld geloofwaardigheid) als schild fungeren om de effecten van negatieve boodschappen af te wenden. Dus wat houdt je nog tegen om de stoute (ontzenuwschoenen) aan te trekken.
